Jeder, der sich eine Mail-Adresse zulegt, ganz gleich bei welchem Anbieter, erhält einen sogenannten Mailspace zur Verfügung gestellt. Das ist ein Speicherplatz im Server des Providers für den eMail Hosting Account. Auf dem Mailspace werden ankommende E-Mails gelagert und können vom Anwender jederzeit abgerufen und ebenso wieder gelöscht werden.Die Größenordnung des Mailspace beim eMail Hosting hängt zunächst vom Anbieter ab und außerdem ob es sich um ein gebührenfreies-E-Mail-Konto handelt, oder in wie weit hierfür ein Entgelt geleistet werden muss. Die Preise eines Mailspace sind höchst unterschiedlich und hängen ebenso noch von mehreren Punkten, wie zum Beispiel den erworbenen Zusatzleistungen ab. Der Anbieter bestimmt auch die maximale Umfang einer E-Mail im Posteingang. Ist die empfangene E-Mail größer als im Vorfeld festgelegt, kann diese Nachricht nicht angenommen werden und der Absender erhält eine Fehlermeldung. Der Adressat wird von der E-Mail nichts mitbekommen können.

Im Web wird sowohl Kostenlosen-Mailspace angeboten, als auch kostenpflichtige eMail Hosting Angebote. Die Speicherkapazität reicht hierbei von fünfhundert Megabyte bishin zu 10.000 Megabyte und mehr. Größen bis zu 25 Gigabyte sind durchaus realisierbar.

Zahlreiche Anbieter des Mailspace beim eMail Hosting bereitstellen Zusatzfunktionen wie beispielsweise einen Autoresponder an, welcher bei Abwesenheiten sofort eine Rückantwort mit dem gewünschten Inhalt sendet, oder auch weitere Filtermöglichkeiten und selbstverständlich Regeln für nicht gewollte E-Mails, die bekannten Spams.

Der Konkurrenzkampf im Bereich Webspace und eMail Hosting wird stets größer, weshalb Serviceprovider immer mehr Extraleistungen anbieten.

Die technische Entwicklung ist natürlich auch nicht stehen geblieben, sodass es mittlerweile meist kein Problem mehr darstellt, falls man ein Video oder Bilder versenden möchte. War einst der Mailspace des eMail Hosting Angebots hierfür begrenzt, so ist die Umfang heute beinahe unbegrenzt.

Wie lange eine Mail im Posteingang gelagert wird, hängt ebenso vom Anbieter des Mailspace ab. Hierüber muss man sich vorher genau informieren, damit man danach nicht überrascht wird, wenn unerwartet E-Mails serverseitig beseitigt werden.

Der Unterscheidungsmerkmal eines Mailspace zum Web Space ist, dass bei einem Web Space Inhalte, wie eine Webseite gespeichert werden und auf einem Mailspace nur ein- sowie ausgehende E-Mails.