Schnell und günstig sind E-Mails, die mit ihrer beachtlichen Reichweite über das Netz bis in nahezu jeden Winkel der Welt gesendet werden können. Das Einrichten einer E-Mail Adresse ist dabei ganz mühelos. Vorab sollte man nachdenken, ob eine kostenfreie E-Mail-Adresse gvielleicht ausreichend ist, denn es gibt einige Anbieter am Markt, die diesen Dienst umsonst zur Verfügung stellen. Der berühmteste Dienst wird von Yahoo und Google betrieben, da ist die Anmeldung und auch die Nutzung der E-Mail-Funktion frei jegliche Kosten möglich. Das Einrichten einer E-Mail Adresse geht schnell, die persönlichen Daten werden online in ein Formular eingetragen und können da auch jederzeit geändert werden. Für die Registrierung auf dem Seite ist keine Altersgrenze festgelegt, auch Minderjährige haben so den wichtigen Zugang zum Web und zu der Mail-Funktion.
Bei dem Einrichten einer E-Mail Adresse kann man auf unterschiedliche Protokolle zurückgreifen. POP3 E-Mail funktioniert ähnlich einem Postamt, bei dem jeder seine Sendung holen muss. Ein Web Server hält die eintreffenden Mails für den Anwender bereit, während der POP3 Mail Klient gleich im Computer die Adresslisten, Verzeichnisse und Mail-Folder speichert. Der POP3 Mail Server wird dabei als INBOX bezeichnet, da kommen sämtliche neuen Mails an.
IMAP läuft so, dass die Mail-Folder wie auch die eingehenden Mails beim Webserver gespeichert sind, der Mail-Klient beinhaltet die Adresslisten und hat oft auch einen lokalen Speicher für die Mail-Folder. IMAP hat den Vorteil, dass der Benutzer aus dem gesamten Web auf seine gespeicherten Folder beim Server zugreifen kann.
Die Bedeutung der E-Mails und dem Einrichten einer E-Mail Adresse ist in den letzten Jahren schnell vorangeschritten und hat einen rasanten Eingriff in die Nachrichtenübermittlung entwickelt. In der Ausbildung bieten diese Funktionen viele Vorzüge, Fernstudien und Konferenzen finden mit E-Mails die passende Hilfe bei der schnellen Nachrichtenübertragung. Sammel-Mails haben als Informationsquelle eine hohe Reichweite, sie können mit Erfolg im Business genutzt werden, um Kollegen zu informieren beziehungsweise Kunden zu gewinnen. Die Bedeutung von E-Mails in der Werbebranche nimmt kontinuierlich zu, Newsletter bieten für Sonderangebote wie auch Neuigkeiten eine gute Werbewirksamkeit.
Das Einrichten einer E-Mail Adresse erfordert nur wenige Klicks, schon kurz nach Absenden der Antragsformulare erhält man Zugang zu dem Mailfach mit seinem persönlichen Kennwort. Inklusive Spam- und Virenschutz bieten die E-Mail-Funktionen ebenfalls den Gebrauch mit Mobilgeräten an, eine solche Erreichbarkeit hat für viele Menschen nicht nur beruflich eine hohe Relevanz. Der Speicherplatz für erhaltene wie auch versendete Mails macht das Archivieren von Nachrichten einfach, diese wichtige Funktion benötigt man häufig. Eine Adressliste für alle Kontakte macht das Verschicken von E-Mails unproblematisch und übersichtlich. Die Administration von Freundeslisten beziehungsweise Geschäftskontakten wird überaus vereinfacht und erzeugt keinerlei Papierfluten. Die moderne Schriftverkehr beginnen Nachwuchs schon mit dem Einrichten einer E-Mail Adresse. In der Grundschulzeit haben schon die überwiegenden Zahl der Schüler eine persönliche E-Mail-Adresse. Es ist eine gute Trainingsmöglichkeit, den verantwortungsvollen Handling mit dem Internet rechtzeitig zu erlernen. Die ersten Schritte sind hierbei das Benutzen wie auch Einrichten einer E-Mail-Adresse und das Administrieren von Mails.